Warum IT‑Projekte scheitern – und wie ein einfaches, stringentes Vorgehen alles verändert
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Wenn ich auf die letzten Jahre meiner Projektarbeit zurückblicke – ERP‑Einführungen, Digital Workplaces, neue Ticketingsysteme, KI‑Rollouts – dann gibt es ein Muster, das ich überall wiederfinde: die Stolperfallen sind immer die gleichen.
Und nein, sie haben selten etwas mit der Technologie zu tun.
Sie entstehen dort, wo Veränderung auf Menschen trifft.
Und wo niemand klar sagt, wie wir diese Veränderung gemeinsam angehen.
In diesem Blogartikel teile ich die Hürden, auf die ich in Projekten immer wieder stoße, und das Vorgehen, das sich bewährt hat, um sie rechtzeitig aus dem Weg zu räumen.
Die größte Illusion: „Wir fangen mal an, der Rest ergibt sich schon.“
Ich nenne das liebevoll den Projekt‑Optimismus‑Reflex.
Gerade in IT‑Projekten herrscht oft der Wunsch, „schnell mal loszulegen“. Workshops sind geplant, Tools werden aktiviert, Pilotgruppen benannt. Was aber fehlt?
Ein klares Verständnis:
- Warum machen wir das?
- Wen betrifft es konkret?
- Was verändert sich am Ende im Alltag?
Fehlt diese gemeinsame Basis, verlieren Teams später enorm viel Zeit – in Missverständnissen, Rückfragen, Reibungen, Fehleinschätzungen.
In vielen Projekten starten wir deshalb bewusst mit einer strukturierten Analysephase: Stakeholder, Betroffenheit, Risiken, Zielbild. Genau das schafft Klarheit – im Projekt und im Kopf der Menschen.
Der unterschätzte Stolperstein: Rollen, die jede*r anders versteht
Ich habe noch kein Projekt erlebt, in dem nicht mindestens eine Rolle unklar war.
Wer entscheidet? Wer priorisiert? Wer kommuniziert? Wer ist Multiplikator*in?
Wenn diese Fragen nicht beantwortet sind, passiert Folgendes:
Alle meinen es gut – und jeder macht etwas anderes.
Dabei ist es so einfach:
Ein gemeinsames Rollenmodell (z. B. Change Lead, Projektleitung, Multiplikatoren‑Netzwerk) verhindert Chaos, schafft Orientierung und gibt Verantwortung dorthin, wo sie hingehört.
Fehlende Kommunikation – oder zu viel davon
Viele Projekte kommunizieren entweder zu wenig oder zu spät.
Andere kommunizieren viel, aber leider ohne Struktur, ohne Narrative, ohne roten Faden. Ergebnis:
Verwirrung, Unsicherheit oder das Gefühl: „Das betrifft mich sicher nicht.“
Gute Kommunikation heißt:
- verständlich erklären
- Orientierung geben
- wiederholen, wiederholen, wiederholen
- Dialogräume schaffen
- Fragen zulassen
- Konsistenz sichern
Konsistente Kommunikation schafft Vertrauen – und Vertrauen ist in Veränderungsprojekten die härteste Währung. Mehr dazu gibt es beispielsweise in unserem Training zu Projektkommunikation.
Mein Fazit nach den Jahren
IT‑Projekte brauchen kein überkompliziertes Vorgehen.
Sie brauchen ein strukturiertes, durchdachtes, wiederholbares Vorgehen – und eine konsequente Ausrichtung auf den Menschen.
Wenn du diese drei Fragen ehrlich beantworten kannst, ist die halbe Miete bereits bezahlt:
- Wissen alle, wohin wir wollen – und warum?
- Wissen alle, was ihre Rolle ist?
- Haben die Menschen genug Orientierung, Sicherheit und Raum, um Neues zu lernen?
Wenn die Antwort dreimal Ja lautet, dann wird aus einem IT‑Projekt eine Transformation, die wirklich trägt.
